چه بستری برای پیاده سازی نرم افزار CRM مناسب است، فیزیکی یا مجازی؟
در روزهای آغازین پیدایش سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، پیاده‌سازی آن تنها بر روی یک پلتفرم امکان‌پذیر بود: بر روی سرور فیزیکی. اگرچه پیاده‌سازی فیزیکی هنوز هم جایگاه خاص خودش را دارد، اما معرفی مجازی‌سازی و فناوری‌های رایانش ابری، کار را برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط به گونه‌ای راحت کرده که اکنون می‌توانند با شرکت‌های بزرگ در این زمینه به رقابت بپردازند. پیش از آنکه در مورد محیط پیاده سازی CRM تصمیم گیری کنید، باید معایب و مزایای هر یک از محیط‌ها را بررسی کنید.
سرور فیزیکی
اگر برنامه شما این است که از راهکار در محل (On-Premises) استفاده کنید، در محیط‌های فیزیکی نمی‌توانید هیچ اشتباهی مرتکب شوید. برای اکثر شرکت‌ها، سرمایه اولیه برای راه اندازی سرورهای فیزیکی، در صدر عوامل محدودکننده هستند. راه‌اندازی سرورهای فیزیکی نیاز به یک سرمایه اولیه زیاد دارد و زمانیکه هزینه کلی سرور فیزیکی را در طول چرخه زندگی آن در نظر میگیرد، با مبلغ بالایی سروکار خواهید داشت. حتی اگر هزینه‌های راه‌اندازی را پوشش دهید، هنوز هزینه‌های عملیاتی که شامل بروزرسانی‌ها و نگهداری است نیز وجود دارد که باید آنها را نیز پوشش دهید. همچنین هزینه لایسنس‌های نرم‌افزاری را نیز باید در نظر بگیرید.
اما از سوی دیگر پیاده سازی سیستم CRM تحت شبکه داخلی نسبت به راهکارهای Cloud و SaaS گستره وسیعی از سفارشی‌سازی را در اختیار شما قرار می‌دهد. ضمن آنکه سرعت کاربری بسیار بالاتری را نسبت به راهکارهای رایانش ابری تجربه خواهید کرد.
سرورهای مجازی
سرورهای مجازی مزایا و معایب بسیار مشترکی با سرورهای فیزیکی دارند. شما همچنان سیستم CRM خودتان را میزبانی می‌کنید که این به معنای کنترل و امنیت داده‌هایتان است، و هنوز هم شما کارایی سخت‌افزاری و شبکه خود را مشخص می‌کنید.
البته اگر شما فاقد سرمایه کافی برای راه‌اندازی سیستم CRM در محل (On-Premises) هستید، شاید مجازی‌سازی نیز گزینه مناسبی برای شما نباشد. اگرچه هزینه عملیاتی سرورهای مجازی در طول زمان کمتر از سرورهای فیزیکی است، ولی یک سرور مجازی به دلیل نیازمندی‌های سخت‌افزاری، هزینه راه‌اندازی بالاتری نسبت به سرور فیزیکی دارد. شما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که یک سرور سنتی در یک پلتفرم مجازی اجرا شود مگراینکه بخواهید منابع فیزیکی را بیش از حد زیاد کرده و گلوگاه ایجاد کنید. حافظه، CPU، منابع ذخیره‌سازی و شبکه باید به گونه‌ای خوب تنظیم شوند تا با نیازهای خاص محیط مجازی شما همخوانی داشته باشند. علاوه‌براین، همه راهکارهای CRM با مجازی‌سازی میانه خوبی ندارند و اگر فروشنده سیستم CRM شما از امکانات مجازی‌سازی پشتیبانی نکند، به احتمال زیاد در کارایی سیستم مشکلی را مشاهده خواهید کرد.
اگر قادر به تأمین راهکارهای در محل نیستید و در موقعیتی نیستید که از SaaS (نرم افزار به عنوان خدمت) استفاده کنید، راهکار ابر خصوصی می‌تواند روش مناسبی برای شما باشد. با یک ابر خصوصی(Private Cloud)، نرم‌افزار CRM را با استفاده از یک شبکه محافظت شده بر روی محیط مجازی به شما تحویل می‌دهند. بر خلاف SaaS، که بر مبنای معماری چندمصرف‌کننده‌ای است، ابر خصوصی تک مصرف‌کننده است بدین معنا که منابع ابری به یک مشتری اختصاص می‌یابد: شما.
نرم‌افزار به عنوان خدمت (SaaS)
مزایا و معایب SaaS تقریبا با راهکار در محل مغایرت دارد. SaaS به دلیل هزینه پایین راه‌اندازی، گزینه مناسبی برای کسب‌وکارهای کوچک است که فاقد سرمایه راه‌اندازی کافی هستند. نقطه‌ضعف این روش این است که شما کنترل سیستم CRM تان را به کلی در دستان یک شرکت ثالث قرار می‌دهید. بر خلاف ابر خصوصی، منابع موجود در ابر عمومی در اختیار هر کسی که دسترسی به اینترنت داشته و از این سرویس استفاده می‌کند قرار دارد و همین امر سوالات زیادی را برای شرکت‌هایی که به امنیت داده‌های خود اهمیت می‌دهند پیش آورده است.
علاوه بر این، زمانیکه شما از خدماتی استفاده می‌کنید که در اختیار ده، صد یا حتی هزاران کاربر دیگر قرار دارد، در عمل فرصت سفارشی‌سازی‌های پیشرفته را از دست می‌دهید. همانطور که گفتیم، SaaS یک سرویس چندکاربره است و این بدان معناست که شما تحت یک طرح لایسنس مشابه همان نرم‌افزاری را استفاده می‌کنید که در اختیار دیگران است.
اگر چه چندکاربره‌بودن دارای نقاط ضعفی است اما ارائه‌دهنده خدمات ابری – و نه شما – مسئولیت بروزرسانی و نگهداری را بر عهده داشته و همین موضوع می‌تواند مزیت بزرگی به حساب بیاید زیرا بروزرسانی سیستم‌های CRM در محل، یکی از چالشی ترین مسائلی است که باید به آن توجه داشت.