مدیران فروش عاشق اعداد و ارقام هستند به خصوص میزان سهمیه فروش و درصد سهم اشخاص درفروش و گروه فروشندگان. سطوح کمیسیون، پاداش، مسافرت های کاری و خاتمه همکاری همگی بر مبنای یک عدد ساده قدرالسهم فروش محاسبه می شوند. با یک مدیریت اندک بر روی سیستم های مدیریت ارتباط با مشتریان می توانیم به سادگی سهمیه فروش را مدیریت کنیم.

با این وجود بسیاری از شرکت ها هنگام محاسبه عملیات فروش فراتر از سهمیه فروش نمی روند. اینگونه شرکت ها برای تولید متریک های معنادار از صفحات گسترده Excel استفاده می کنند. برای اکثر آنها این تنها راهی است که می توانند گزارش فروش خود را ارائه دهند.

خوشبختانه بسیاری از نرم افزارهای CRM به صورت پیش فرض دارای ماژول ساده گزارش دهی هستند. بسیاری از آنها ماژول های گزارش دهی سفارشی و برخی از آنان نیز مانند سیستم Microsoft CRM ماژول های تحلیل کسب و کار و داشبود با امکانات حرفه ای و کامل ارائه می دهند.  آن دسته از شرکت هایی که اقدام به خرید ماژول های اضافی می کنند به ندرت پیش می آید که از آن به نحو شایسته و صحیحی استفاده کنند هر چند چنین بسته هایی نیازمند دانش IT یا فنون مهارتی خاصی برای پیاده سازی صحیح بوده و برای نگهداری یا بروزرسانی آنها باید اطلاعات کافی در اختیارتان باشد.

با این حال کاربران به راحتی می توانند متریک های موردنظرشان را از سیستم CRM به دست آورند حتی اگر از دانش فنی کمی برخوردار باشند. در ذیل به چند متریک اشاره می کنیم که بدون استفاده از سیستم CRM بدست آوردن آنها کار مشکلی خواهد بود.

زمان بسته شدن فروش

طولانی کردن دوره فروش برای بسیاری از شرکت ها یک مشکل به حساب می آید. کندی در فروش کل به سرعت خودش را نشان می دهد. اولین قدم برای حل مشکل این است که بفهمیم این کندی از کجا ناشی می شود. سیستم CRM هر تماسی که با یک مشتری احتمالی برقرار شده است را در خود نگه می دارد. تاریخ اولین تماس و تاریخ اولین بسته شدن فروش دو فیلد مهم در بانک اطلاعاتی هر سیستم CRM ای می باشد و یک گزارش ساده می تواند زمان بین این دو رویداد را محاسبه نماید. تعداد روزها بر اساس هر فروشنده، مکان جغرافیایی و غیره به راحتی قابل پیگیری می باشد زیرا تمام این اطلاعات در سیستم CRM موجود می باشد.

کنترل قیف فروش

بسیاری از شرکت ها، محصولات یا خدمات خود را به انواع مختلفی از مشتریان ثابت و احتمالی ارائه می دهند. این موضوع همیشه جالب توجه بوده است که چگونه صنایع، فروشندگان و مناطق مختلف در اینکه مشتریان احتمالی به چه نحو در هر یک از بخش های قیف فروش قرار می گیرند با یکدیگر تفاوت دارند. بسیاری از مدیران فروش خلاق ساعت ها بر روی اطلاعات وقت صرف می کنند تا بتوانند راهی را پیدا کنند که فرآیندهای فروش با سرعت بیشتری بر روی حوزه های هدف آنان عمل کند. سوابق اطلاعاتی که برای این متریک نیاز دارید در داخل سیستم CRM تعبیه شده است. از آنها استفاده کنید.

پذیرش متدولوژی فروش

مدیران فروش به این نکته توجه خاصی دارند که فروشندگان آنها در حال انجام چه کاری هستند. شرکت معمولا دارای یک متدولوژی فروش است که مدیر فروش آنرا مشخص می کند. اگر مدیر کارش را به درستی انجام می دهد، خواهان این موضوع خواهد بود که فروشندگان وی نیز متدولوژی فروش را به چه شیوه ای پیاده سازی می کنند.

از آنجاییکه این متدولوژی احتمالا از طریق سفارشی سازی یا قالب های پیش ساخته در داخل CRM تعبیه شده است، بررسی این موضوع راحت خواهد بود که در چه جایی ترتیب صحیحی از فعالیت ها و در چه جایی انحراف از امور صورت گرفته است.

کارایی متدولوژی فروش

در کنار دانستن اینکه چه کسی فرآیندهای فروش را به درستی انجام می دهد، دانستن این موضوع که این فرآیند تا چه حد در بسته شدن فروش کارآمد بوده است نیز دارای اهمیت است. ممکن است متغیرها و تنظیمات خاصی وجود داشته باشد که مدیر فروش می تواند با آنها کار کند. با فرض داشتن حجم کافی از فروش، می توانیم تأثیر تغییرات را بر روی مناطق یا گروه های فروش مختلف تست کنیم تا ببینیم که آیا تغییر در رویه ها می تواند میزان فروش را افزایش دهد؟

سیستم CRM را برای گزارش دهی تنظیم کنید

سیستم CRM و بانک اطلاعاتی آن اطلاعات ارزشمندی را ارائه می دهد که بسیاری از شرکت ها از مزایای آن اطلاعی ندارند. شرکت ها قادرند صدها متریک از اطلاعات CRM بدست آورند تا بتوانند عملیات فروش و بازاریابی را بهبود بخشند. مسلما تنها بخشی از این متریک ها توسط هر شرکت مورد استفاده قرار می گیرد، اما همین موضوع نیز حائز اهمیت است. اطلاعات سیستم CRM به قدری ارزشمند است که می تواند تمام فعالیت های فروش سازمان ها را فارغ از نوعشان مورد رصد قرار دهد. اطلاعات در اختیار شماست : کافیست از آنها استفاده کنید.