۷ راه برای اینکه تعیین کنید کدام یک از فرایندهای کسب‌وکار نیاز به مکانیزه‌شدن دارند
اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار از آن دسته از تکنولوژی‌هاست که بر روی کاغذ خیلی جذاب و جالب است اما در عمل بسیار مشکلتر از آنی است که به نظر می‌رسد. منظور ما این نیست که سازمانها نباید فرایندهای تجاری خود را مکانیزه کنند، بلکه لازم است تا این موضوع روشن گردد که چه فرایندهایی برای شروع کار باید انتخاب شوند. انتخاب فرایندهای نامناسب می‌تواند موفقیت و ارزش اتوماسیون را کاهش دهد.
اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار با استفاده از نرم افزارهای CRM و نظایر آن، در بسیاری از صنایع تبدیل به یک نیاز شده است، اما دانستن اینکه چه فرایندی می‌بایست برای اتوماسیون انتخاب شود نیز کار دشواری است. بهترین روش برای اینکه تعیین کنیم یک فرایند بهترین نامزد برای اتوماسیون است تضمین این موضوع است که این فرایند در وهله اول تکرارپذیر بوده و این کار باعث کاهش هزینه‌ها و ایجاد مزیت‌های افزوده نظیر بهبود ارتباطات، زمینه‌سازی برای پاسخگویی یا آزادکردن وقت کارمندان برای انجام فعالیت‌های ارزشمند دیگر است.
مشکل اغلب در اینجاست که نمی‌دانیم کدام یک از فرایندها را برای مکانیزه‌شدن باید انتخاب کنیم. در ادامه به هفت پرسش اشاره خواهیم کرد که شما برای تعیین اینکه چه فرایندی برای مکانیزه‌شدن باید انتخاب و چه فرایندی نباید انتخاب شود نیاز دارید.
آیا فرایند تکرارپذیر است؟
اولین و مهمترین وجه مکانیزه‌سازی فرایندها این است که فرایند می‌بایست تکرارپذیر باشد. برای مثال، تولید و ارسال صورتحساب‌های ماهیانه از این دست هستند. فرایندهایی که به همین شیوه و در یک قالب زمانی مشخص تکرار می‌شوند، انتخاب‌های خوبی برای اتوماسیون هستند.
آیا اتوماسیون اضافه‌کاری را کاهش می‌دهد؟
اضافه‌کاری یکی دیگر از حوزه‌هایی است که اتوماسیون در آن اغلب انتخاب خوبی است. اگر قرار است یک فرایند در چند سیستم و دپارتمان تکرار شود، اتوماسیون از اضافه‌کاری جلوگیری می‌کند. مزیت این روش این است که مکانیزه‌کردن فرایندهای اضافی می‌تواند زمان را برای فعالیت‌های مهم و ارزشمند دیگر آزاد کند.
آیا اتوماسیون می‌تواند زمان را برای فعالیت‌های ارزشمند دیگر آزاد کند؟
فرایندهایی که برای اتوماسیون انتخاب شده‌اند باید بعد از اتوماسیون بدون هیچ مشکلی به کار خود ادامه دهند تا وقت کارمندانتان را به گونه‌ای آزاد کنند که آنها بتوانند به فعالیت‌های مفیدتر دیگر بپردازند. برای مثال به جای اینکه کارمندان بخش حسابداری هر ماه وقت خود را صرف تولید صورتحساب‌های ماهیانه کنند می‌توانند فرایند تولید صورتحساب را مکانیزه کرده و وقت خود را صرف پردازش پرداختی‌ها یا حسابرسی اطلاعات مالیاتی کنند.
آیا مکانیزه‌کردن یک فرایند می‌تواند روند ارتباطات را تسهیل یا بهبود بخشد؟
یکی از مزیت‌های مکانیزه‌کردن یک فرایند کسب‌وکار که اغلب هم مورد کم‌لطفی قرار می‌گیرد، دارابودن توانایی بالقوه برای تسهیل و بهبود روند ارتباطات است. برای مثال، مکانیزه‌کردن ارتباطات‌های خاص – از قبیل اینکه چه مدتی است که شرکت با مشتریان خود ارتباط برقرار نکرده یا حتی چند وقت است که مشتریان از زمان مرخصی یا مسافرت خود استفاده نکرده‌اند – می‌تواند ارتباطات را هم در داخل سازمان و هم در خارج سازمان یعنی مشتریان و فروشندگان بهبود بخشد.
آیا اتوماسیون فرایندها می‌تواند پاسخگویی را ایجاد یا بهبود بخشد؟
معمولا افراد تصور می‌کنند اتوماسیون ارتباطی با پاسخگویی ندارد، اما جالب اینجاست بدانید که از اتوماسیون می‌توان برای تضمین این موضوع استفاده کرد که معیارهایی وجود دارند که پاسخگویی کارمندان و مدیریت به واسطه آن مشخص می‌شود. فرایند فروش مثال خوبی از این مورد است. سازمانها اکثرا نمی‌توانند فروشندگان خود را متقاعد کنند که برگه‌های مخصوص به فروش را تکمیل کنند. پرداخت‌های مکانیزه می‌تواند شامل سطحی از پاسخگویی باشد آنچنان که فروشندگان مجبورند برای دریافت وجه خود، اسناد مربوطه را در یک چارچوب زمانی مشخص تکمیل کنند.
آیا اتوماسیون می‌تواند از تخلیه دانش جلوگیری کند؟
تخلیه دانش یکی از مشکلات اکثر سازمانهاست. یعنی فردی که برای مدت‌های طولانی در سازمان مشغول به کار بوده کافیست شرکت را ترک کند، آنگاه دیگر کسی وجود ندارد که جزئیات کاری که وی انجام می‌داده است را بداند. جزئیات مشتریان، اطلاعات حساب‌ها و حتی اطلاعات فرایندهای کسب‌وکار مواردی هستند که همگی در مغز آن کارمند ذخیره شده‌اند و زمانیکه وی بازنشسته شده و یا وارد شغل دیگری می‌شود، همه آن اطلاعات از دست می‌روند. مکانیزه‌کردن فرایندهای تکرارپذیر که کارمندان به صورت منظم از آن استفاده می‌کنند می‌تواند زمانیکه شخصی سازمان را ترک می‌کند از هدررفت دانش جلوگیری کند.
آیا اتوماسیون می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد؟
سوال بزرگی که وجود دارد این است که آیا مکانیزه‌کردن فرایندهای خاص می‌تواند باعث کاهش یا حداقل‌شدن هزینه‌ها شود؟ هدف اتوماسیون بهبود فرایندها و ایجاد بهره‌وری و کارایی بیشتر است. این کارایی‌ها باید منجر به کاهش یا کمینه‌شدن هزینه‌ها شود. اگر هیچ مسیر مشخصی برای کاهش هزینه‌ها وجود ندارد، پس فرایندهایی که تحت بازبینی هستند نمی‌توانند انتخاب خوبی برای اتوماسیون باشند.