۶ نکته برای تضمین پیاده سازی سیستم CRM
پیاده سازی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) شاید کاری طاقت فرسا به نظر رسیده و نیازمند کار و زمان فراوانی باشد درحالیکه با تمام این اوصاف، گاهی انتظارات مورد نظر برآورده نمی شود. نکات مختلفی وجود دارد که به شما کمک می کند تا وقت و تلاشی که برای پیاده سازی یک سیستم CRM گذاشته اید مؤثر و ارزشمند باشد. برای اینکه این کار را آسانتر کنید هنگام انتخاب نرم افزار CRM و مجری آن دقت بیشتری به خرج دهید، از آماده سازی های صحیح اطمینان حاصل کرده، خود را به یک جدول زمانی سخت و محکم مقید کرده، بین پیچیدگی و اختصاصی سازی تعادل برقرار کرده، به کارمندانتان آموزش کافی داده و در نهایت اطلاعات نرم افزار CRM را به درستی ذخیره کرده و از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید.
انتخاب نرم افزار CRM
یکی از مهمترین مراحلی که به پیاده سازی روان و کارآمد یک سیستم CRM جدید ارتباط دارد، انتخاب نرمم افزاری است که با نیازهای شرکت تناسب داشته باشد. آیا این سیستم مقرون به صرفه است؟ حفظ و نگهداری آن تا چه حد سخت است؟ این سیستم در مقایسه با دیگر سیستم ها تا چه حد سفارشی می شود؟ یکی از بهترین انتخابهایی که میتوانید داشته باشید، نرم افزار Microsoft CRM است که در کنار امکانات بینظیری که دارد، کاملا از زبان فارسی نیز پشتیبانی می کند.
نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که نرم افزارهای بومی و تولید شده توسط شرکتهای ایرانی نقاط ضعف بسیار زیادی دارند که در نهایت شما را دچار مشکلات تازه ای خواهند کرد. برای انتخاب سیستم CRM به نکات زیر توجه کنید:
- یک راهکار بین المللی باشد که شما را وابسته به شرکت خاصی نکند.
- امکان توسعه و اختصاصی سازی آن توسط خود شما وجود داشته باشد.
- امکان یکپارچه شدن با سیستمهای دیگر را داشته باشد.
- بانک اطلاعاتی قوی با معماری استاندارد داشته باشد.
- ابزارهای قدرتمندی داشته باشد.
- شرکتهای زیادی از آن استفاده کنند.
- تولید کننده آن معتبر باشد.
- پیاده سازی آن و یادگیری آن توسط پرسنل آسان باشد.
- نیازهای آتی شما سازمان شما را در آینده پوشش دهد
- انعطاف پذیری بالایی داشته باشد.
چه کسی قرار است سیستم CRM را برای شما پیاده سازی کند؟
شرکتهای زیادی در زمینه CRM فعالیت می کنند که شاید انتخاب را برای شما سخت کند. برای انتخاب یک شرکت مناسب برای پیاده سازی سیستم CRM به موارد زیر دقت کنید:
- CRM یک استراتژی است. بنابراین برای پیاده سازی آن از خدمات شرکتهایی که رویکرد استراتژیک به پیاده سازی CRM دارند استفاده کنید.
- مطمئن شوید که سوابق خوبی در پیاده سازی سیستم CRM داشته باشند.
- خدمات پشتیبانی و آموزش قابل اطمینانی داشته باشند.
- خدمات مشاوره برای بهینه سازی سیستم داشته باشند.
- برای مشکل شما راهکار ارائه دهند و نه فقط یک نرم افزار اختصاصی سازی شده
- برای پیاده سازی از متدلوژی معتبری استفاده کنند.
- نرم افزار مناسبی برای پیاده سازی سیستم CRM در اختیار داشته باشند.
آماده سازی مناسب
نکته مهم دیگری که باعث می شود پیاده سازی یک سیستم CRM بدون مشکل انجام شود این است که خود را به اندازه کافی آماده کنید. این آماده سازی عبارت است از تهیه یک جدول زمانی صحیح، مطمئن شوید که کارمندانی که باید این سیستم جدید را اجرا کنند به خوبی توجیه شده اند و در نهایت بودجه خود را به درستی مشخص سازید. اگر برنامه عملیاتی مشخص و واضحی در دست نداشته باشید، مطمئن باشید که شکست خواهید خورد.
ایجاد یک برنامه زمانی سخت و محکم و پایبندبودن به آن روش دیگری است که می تواند به ما اطمینان دهد که پیاده سازی یک سیستم CRM جدید با موفقیت همراه خواهد بود. تقسیم کردن سیستم به چند فاز به طور کلی توصیه می شود. اما اگر تمام فازها را بیش از حد زود پیاده سازی کنید ممکن است به راحتی دچار یک شکست شوید زیرا بقیه شرکت زمان کافی را برای منطبق کردن خود با سیستم جدید ندارند. همچنین اگر سیستم را بیش از حد دیر پیاده سازی کنید نیز با شکست مواجه خواهید شد.
نکته دیگر اینکه قبل از پیاده سازی سیستم CRM دقیقا خواسته ها و انتظارات خود را از سیستم مشخص نمایید و دقیقا مشخص کنید که هدف کلی شما از پیاده سازی سیستم CRM چیست.
اختصاصی سازی در مقابل پیچیدگی
اطمینان حاصل کنید که سیستم CRM جدید برای کاربران آن بیش از حد پیچیده نباشد. استفاده از سیستم CRM مایکروسافت بدلیل آشنایی اکثر کاربران با نرم افزارهایی نظیر Office بسیار مناسب است. در عین حال سیستم CRM شما باید امکان سفارشی شدن داشته باشد که با نیازهای مشتریان و کسب و کارتان همخوانی داشته باشد. به یاد داشته باشید که هیچگاه نباید امکانی را فدای امکانی دیگر کنید.
آموزش مناسب کارمندان
توجیه کردن و آموزش صحیح کارمندان دارای اهمیت فراوانی است. اگر برای کار با نرم افزار جدید کارمندان کافی نداشته باشیم و یا آن کارمندان برای کار با سیستم جدید آموزش صحیح ندیده باشند، هنگام راه اندازی سیستم CRM جدید به مشکلات فراوانی برخورد خواهیم کرد.
حتما از اطلاعاتتان نسخه پشتیبان تهیه کنید
شاید مهمترین مرحله در پیاده سازی و راه اندازی سیستم جدید CRM این باشد که باید برای آن به اندازه کافی نسخه پشتیبان تهیه کرده باشید. این کار عبارت است از داشتن هارد دیسک های جداگانه برای تمام نرم افزار، مشخصات دقیق سفارشی سازی و داشتن اطلاعات موردنیاز برای اجرای روان سیستم CRM بر روی فلش درایوها یا هارد دیسک های اکسترنال. داشتن مقدار کمی از این اطلاعات بر روی سیستم های مبتنی بر رایانش ابری نیز می تواند ایده خوبی باشد.
برای اجرای روان سیستم CRM جدید پیشنهادهای محدودی وجود دارد. آنها شما را آماده می کنند تا اطلاعات جدیدی را دریافت کرده و کمک می کنند تا مطمئن شوید که این اطلاعات به شیوه ای صحیح و مؤثر استفاده می شوند. ممکن است هنگام پیاده سازی سیستم جدید مشکلات تازه ای بوجود بیایند و موجب نگرانی شما شوند، اما این نکته ها به شما کمک خواهند کرد که خود را برای پیاده سازی و یکپارچه سازی سیستم CRM آماده کرده و کارمندان جدید را نیز با خود همراه سازید.