وبلاگ

گزارش‌گیری با استفاده از Microsoft Dynamics CRM

استخراج اطلاعات از بانک اطلاعاتی به مراتب سخت تر از وارد‌کردن اطلاعات در آن است. سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سیستم های مالی و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری در ذخیره داده ها و انجام پردازش های عادی کسب و کار بسیار خوب عمل می کنند. ایجاد و نمایش اطلاعات یکپارچه در قالب گزارش ها یا داشبوردهای قابل استفاده و معنادار بسیار سخت تر است.

زمانیکه از مسائل عادی و پایه ای صحبت به میان می آید، Microsoft Dynamics CRM هیچ تفاوتی با دیگر نرم افزارها ندارد، اما Microsoft نسبت به دیگر ارائه دهندگان نرم افزارهای CRM، امکانات بیشتری را برای دسترسی به داده های موجود در بانک اطلاعاتی ارائه داده است. ساختار بانک اطلاعاتی باز بوده و برای توسعه دهندگان و برنامه نویسان در دسترس است. Microsoft ابزارهای قدرتمندی را در این حوزه ارائه داده است و شرکت های بسیاری در این زمینه مشغول به کارند.

بسیاری از شرکت ها نمی خواهند برای داشتن امکانات گزارش گیری خوب و هوش کسب و کار در خصوص مشتریان و فعالیت های فروش دچار دردسر شوند. خوشبختانه، Microsoft CRM چهار روش اساسی برای شرکت ها ارائه داده است که بوسیله آن می توانند امکانات گزارش گیری خوبی را در اختیار بگیرند و بسته به نیازهای شرکت و سطح آن این امکانات جوابگو خواهد بود.

گزارش های استاندارد

شرکت های بسیاری از گزارش های استانداردی که Microsoft CRM بطور پیش فرض ارائه داده و تمام حوزه های CRM را پوشش می دهد، راضی هستند. شرکت ها به شیوه های گوناگون از این ابزار پیشفرض و گزارش های آن استفاده می کنند. این گزارشها به درد همه سازمانها با هر نیازی می خورد، به این معنا که اکثر نیازها و نه همه نیازهای سازمانها را برطرف می سازند. شرکتها معمولا خواهان آن هستند که گزارش ها را برای خود سفارشی کنند.

ویزارد گزارش گیری

ویزارد گزارش گیری که در Microsoft CRM وجود دارد، شاید به راحتی ویزاردهایی که عموم مردم در محصولات Microsoft Office می بینند نباشد، اما دارای امکانات فوق العاده ای است.  این ویزارد می تواند گزارش هایی را بر اساس فیلدهایی که در درون فرم ها قرار دارند، ایجاد کند. این ویزارد می تواند گزارش ها را فیلتر کند تا نتایج گزارش محدود گشته و کاربران نتیجه بدست آمده را مرتب کرده و در قالب های مشخص و معناداری گروه بندی کنند. همچنین این امکان وجود دارد که گزارش را به نحوی قالب بندی کنید که بهترین شکل را برای نمایش دارا باشد. یکی از ویژگی های مفید این ویزارد توانایی استفاده از گزارش های موجود به عنوان پایه ای برای یک گزارش جدید است. کاربران تعیین می کنند که از کدام گزارش می خواهند استفاده کنند، نام آنرا تغییر داده و سپس از ویزارد برای اصلاح پایه و اساس آن استفاده می کنند.

انتقال به Excel

این کار اجتناب ناپذیر است: صاحبان کسب و کار خواهان آن هستند که اطلاعاتشان را به Excel وارد کنند. Excel از نظر آنان راحتتر و آشناتر است و انتقال اطلاعات از نرم افزار به اکسل یکی از ملزومات هر نرم افزاری به حساب می آید. Microsoft CRM یکی از محصولات مایکروسافت است و عمل انتقال به اکسل را به خوبی انجام میدهد و دکمه هایی که در سرتاسر فرم های این نرم افزار وجود دارد امکان انتقال مستقیم به اکسل را فراهم می آورد. گزینه هایی که برای انتقال موجود است عبارتند از disconnected download و dynamic download . disconnected download به این گونه است که CRM برای یکبار اطلاعات را به اکسل انتقال داده و هیچ گونه امکان برگشت به بانک اطلاعاتی Dynamics وجود نخواهد داشت. گزینه dynamics download ارتباط بین بانک اطلاعاتی Dynamics CRM را حفظ می کند آنچنانکه جداول Excel می توانند در آینده بطور خودکار بروزرسانی شوند. این مورد باعث می شود که ترکیب قدرتمندی از گزارش گیری بوجود بیاید.

Business Intelligence Development Studio

قدم بعدی کمی تخصصی است. Microsoft این امکان را فراهم آورده که گزارش های CRM در برنامه Microsoft Business Intelligence Studio (BIDS) ، یک واسط حرفه ای و تخصصی از بسته نرم افزاری Microsoft Visual Studio ، وارد شود که البته این بخش مناسب تازه کارها نیست. باید با مفاهیم و محیط هایی نظیر محیط BIDS، سرویس گزارش گیری Microsoft SQL Server و ساختار بانک اطلاعاتی Microsoft CRM آشنایی کامل داشته باشید. اگرچه استفاده از BIDS روشی پیشرفته و البته پرهزینه برای استخراج اطلاعات و گزارش گیری از آنهاست، اما این روش را می توان یکی از قدرتمندترین و منعطف ترین روش ها برای این منظور به حساب آورد.

شرکت ها هیچوقت بدون اقدامات قبلی اقدام به تهیه گزارش های خود از طریق محیط BIDS نمی کنند. این کار به نوعی وقت گذاشتن بیش از حد به حساب می آید. بسیاری از شرکت ها به Excel قناعت کرده و گزارش های CRM خود را با مقداری سفارشی سازی در محیط Excel تهیه و منتشر می کنند.  به همین شکل، بعضی شرکتها نیز از گزارش های استاندارد استفاده می کنند. هیچ یک از این روش ها هدف نهایی نیستند. هر کدام از این روش ها که بتواند برای بیشتر کاربران قابل فهم و استفاده باشد، بهترین روش گزارش گیری برای شرکت به حساب می آید.